|
Workshop Outlook 2013
Intro
Met het email programma Outlook zijn heel wat instellingen te doen en is een complete agenda, kladblok etc.
Het emaillen is onderhand wel bij iedereen duidelijk, maar het alvast klaar zetten Van een email is nog niet zo bekend….
Een aantal van de handige opties / instellingen in outlook gaan we hier onder behandelen.
Voor dat we gaan beginnen aan punt 1 t/m 10 gaan we eerst zorgen dat je kunt verzenden en ontvangen (account aanmaken)
* Ga boven in het menu naar “Bestand” en klik op de button Account instellingen kies voor accountinstellingen;
* klik op nieuw.
* vul de gegevens in en klik op volgende
* de rest wijst zich eigenlijk vanzelf….
– Mocht dit in de eerste instantie het niet lukken, begin je opnieuw en vink je in het eerste opgekomen scherm “Handmatige instelling of extra servertypen” aan en klik dan op volgende.
– kies dan voor: Pop of imap > volgende;
– Zorg dat je de gegevens van je provider bij de hand hebt en vul deze in > volgende
– volg verder de wizzard…..
1) Email versturen op een later tijdstip:
– Maak als eerste een email aan (nog niet versturen);
– Ga nu naar het menu “Opties” en klik in de sectie “Meer opties” op het icoontje “Bezorging uitstellen” .
– In het menu dat nu verschijnt ga je naar de sectie “Bezorgingsopties” en zet een vinkje voor “niet bezorgen vóór” en stel je de datum en tijd in wanneer het bericht verzonden moet worden (die dag moet dan wel je computer aan staan).
– In dit zelfde menu iets daar boven kun je het volgende aanvinken: “laten weten wanneer dit bericht is gelezen (dan weet je of het daadwerkelijk is aangekomen en gelezen) Klik als laatste op sluiten en dan op verzenden..
2) Vragen om ontvangst of leesbevestiging
Wanneer u direct een email verstuurd en wilt weten of de ontvanger deze ontvangen / gelezen heeft kun je dit ook instellen.
– Maak eest de email aan en ga dan naar menu Opties / sectie Tracering en vink een van de 2 opties aan. Verzend nu de email.
– Wanneer de ontvanger deze mail leest / opent, krijgt u daar een bericht van in Outlook.
3) Weeknummer weergeven (agenda):
-Bestand / opties, zodat een nieuw venster wordt geopend.
– Kies nu voor Agenda
– activeer de optie weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datum navigator
– ok. Links van de agenda worden voortaan de weeknummers getoond.
4) Planning weergave (Agenda)
Wanneer je in de Agenda alle verjaardagen invoert (geheel jaar), kun je heel snel een overzicht van het hele jaar tevoorschijn toveren. Als je eenmaal verjaardagen hebt ingevoerd, blijven die jaar na jaar staan.
– voer uiteraard eerst alle verjaardagen in;
– ga dan naar het menu BEELD en klik in de sectie “huidige weergave”(links) op het icoontje Weergave wijzigen en selecteer dan Actief.
* Wil je een overzicht van alle afspraken die je hebt gemaakt kies je voor Lijst.
Even over het invoeren van een verjaardag:
– Klik 2x op een datum om een verjaardag in te voeren (je zit nu in het afspraak menu);
* voer de naam in van de persoon;
* Klik vervolgens op het cirkel (met 2 pijltjes) icoon, genaamd Terugkeer patroon;
* Vink in het verschenen menu “jaarlijks” aan.
* onder in dit menu in de sectie Bereik van terugkeerpatroon vink je “eindigt op”aan en geef je de datum van de dag erna in.
* klik als laatste op OK en dan op “Opslaan en sluiten (links boven).
5) Achtergrond zetten in uw e-mails
Telkens een (vaste) achtergrond in een email is apart en leuk voor te verzenden.
– Hoe in te stellen:
* Ga boven in het menu naar Bestand /opties;
* Klik in de linker smalle kolom op Email;
* In het grote veld rechts er naast klikt u in de sectie “Briefpapier gebruiken…….” Op de button Briefpapier en lettertypen;
*Klik dan in het volgende menu op Thema;
*Kies nu een thema uit en klik daarna op OK.
In het vervolg hebt u nu dezelfde achtergrond bij elke nieuwe email die u maakt.
6) Visitekaartje automatisch in elk nieuw email bericht
* Maak als eerste in uw adresboek een contactpersoon van uzelf aan (zet daar dan alle gegevens die u op het visite kaartje wilt hebben staan);
* Ga boven in het menu naar Bestand /opties;
* Klik in de linker smalle kolom op Email;
* Ga naar de sectie “handtekeningen voor berichten maken of wijzigen”;
* Onderin dit menu, sectie handtekening bewerken, klikt u op het icoontje Visiekaartje;
* In het menu visitekaartje klikt u in de regel naast zoeken op het zwarte pijltje en kiest u “Contacts”;
* Zoek dan vervolgens uw aangemaakte eigen contact persoon (visitekaartje)klik hier 1x op en klik als laatste op OK.
7) Een nieuwe groep aanmaken met daarin bv. Automatische antwoorden:
– Ga boven in het menu BESTAND en kies OPTIES.
– klik in het verschenen menu, links in de smalle kolom op “Lint aanpassen”;
– In de rechter kolom klikt u 1x op “verzenden/ontvangen en klikt u onder de kolom op “Nieuwe groep”; ( dit kan ook door met de rechter muisknop op een leeg gedeelte van het lint te klikken en de optie “Werkbalk snelle toegang aanpassen “ te selecteren).
– U ziet nu, in de rechter kolom, een nieuwe groep staan (Nieuwe groep (aangepast) ) onder in de groep verzenden/ontvangen. Deze geven we eerst een nieuwe naam, klik onder op de button naam wijzigen (zorg wel dat “Nieuwe groep (aangepast)” geselecteerd is). Geef een nieuwe naam bv. Mijn tools.
– U kunt daarvoor bovenin ook nog een icoontje kiezen;
– Zorg nu dat “Mijn tools geselecteerd is en klik dan in de linker kolom 1x op automatisch antwoorden en klik dan vervolgens op de Button “TOEVOEGEN” (button staat in het midden tussen de 2 kolommen in).
– Boven in het lint, menu verzenden/ontvangen, ziet u nu de door u gemaakte groep “Mijn Tools”
8) E-mails bewaren in OneNote van office
Om een e-mail te bewaren in OneNote, moet u in OneNote eerst een tabblad met een sectie klaar hebben om deze mail er naar toe te kunnen sturen.
– Vervolgens opent u een e-mail en klikt u boven in het lint in het menu “Bericht” in de sectie “verplaatsen” op de button van OneNote.
– In het verschenen menu navigeert u naar het tabblad/sectie waar u de e-mail wilt bewaren. Klik daar 1x op en klik op OK.
OneNote opent zich nu in de sectie waar u de e-mail naar toe hebt gestuurd (zodat u het ook kunt controleren).
9) Een kort berichtje plaatsen bij afwezigheid
Je hebt wel eens van die dagen dat je het druk hebt en je verwacht een paar belangrijke emails maar je kunt ze dus niet direct beantwoorden.
Dan kun je een automatisch antwoord genereren die de zender dan ontvangt.
dit gaat als volgt:
– Ga in outlook naar menu Bestand en kies rechts in het grote venster voor “Automatische antwoorden;
· Zet een bolletje bij de optie “Automatische antwoorden verzenden;
· Stel dan de begin en eind datum & tijd in;
· Kies dan voor het tabblad “Buiten mijn organisatie”;
· Boven het tekst vak kun je een keuze maken: 1) alleen mijn contactpersonen 2) iedereen buiten mijn organisatie. (slimste is te kiezen voor punt 1).
· Typ nu in het tekstveld je (korte) boodschap bv: Ik kan u nu op dit moment niet beantwoorden maar zal u vandaag nog een antwoord geven.
· Klik als laatste op OK
10) Postvakken opschonen
Stel je bewaard heel veel e-mails en je hebt totaal geen overzicht meer……
Ga dan naar menu Bestand en kies rechts voor “Opschoon programma’s”.
Klik hier op en kies voor postvak opruimen.
– hier kun je items zoeken die ouder zijn dan….. dagen
Ook items die groter zijn dan…….
Map verwijderde items kunnen hier ook geledigd worden…….
Enz….
Ook oude items kunnen worden gearchiveerd. Probeer het eens.
Computer Club Maasvogels 